Vous avez les outils… mais avez-vous changé vos pratiques collaboratives ?

Acteur majeur de la filière bois en Europe, le Groupe PIVETEAUBOIS conçoit, produit et commercialise des solutions bois et biosourcées pour la construction, l’aménagement extérieur et l’énergie. Présent sur plusieurs sites, il doit relever d’importants défis de collaboration entre ses équipes.

Le 24 avril dernier, Optesys Conseil participait aux Rencontres du Numérique de l’Ouest 2025 en tant que partenaire. À cette occasion, nous avons eu le plaisir d’animer un atelier aux côtés de notre client le Groupe PIVETEAUBOIS, intitulé : "Vous avez les outils collaboratifs… mais avez-vous changé vos pratiques collaboratives ?"

Cet échange, porté par Adrien RACAUD, Chef de projets chez PIVETEAUBOIS, et Julie DEBUYSER, Consultante en organisation et stratégie numérique chez Optesys Conseil, a marqué les esprits par la richesse du retour d’expérience et l’accent mis sur l’humain dans la transformation numérique.

Un point de départ clair : les limites des outils sans cadre partagé

Le témoignage d’Adrien RACAUD a mis en lumière les enjeux rencontrés par le Groupe PIVETEAUBOIS. Doté d’une culture d’entreprise déjà orientée vers le collectif, ils n’ont certes pas attendu les outils pour collaborer, cependant la circulation de l’information et la collaboration globale étaient freinées par :

▪️Une organisation multi-sites et multi-langues
▪️Des pratiques collaboratives dépendantes des habitudes individuelles
▪️Des règles de fonctionnement obsolètes
▪️Un faible niveau de gouvernance des usages et des outils

Ce n’était donc pas seulement une question d’outils, mais bien un enjeu d’organisation et de pratiques collectives.

Une prise de conscience partagée : l’enjeu est aussi humain

Dès les premières phases du projet de migration de Lotus vers M365, une prise de conscience collective a émergé : direction, managers, utilisateurs ont réalisé qu’adopter Microsoft 365 ne se limitait pas à changer d’outil.

Les formations et ateliers menés avec les comités (direction, projet, utilisateurs) ont été un véritable électrochoc. Ils ont mis en lumière des enjeux insoupçonnés : gestion documentaire, gestion des droits, flux d’information et de communication, potentiel et complexité de M365, changement important pour les utilisateurs et les organisations.

Embarquer toutes les parties prenantes dès le départ (équipe projet, comité direction, comité utilisateurs) a été décisif pour réussir.

Le rôle d’Optesys Conseil : observer, cadrer, accompagner

Notre mission ? Créer les conditions d’une collaboration durable et adaptée à la réalité du terrain. Pour cela, nous avons déployé une démarche en plusieurs temps : observer, cadrer, accompagner, et surtout co-construire avec les équipes.

« On ne pose pas des règles dans un coin de bureau : on les élabore avec ceux qui vivent la collaboration au quotidien. » – Julie DEBUYSER

Cette approche s’est concrétisée par :

▪️Un diagnostic collaboratif : ateliers métiers et sondages pour cartographier les usages, identifier les doublons, les confusions outils/usages, et les besoins implicites.

▪️L’implication des Key Users dès les premières étapes, pour co-construire les cas d’usage, définir un cadre simple et partagé (règles de gestion de la messagerie et de l’agenda, règles d’animation d’une réunion en visio, stockage des documents dans M365) et identifier les besoins de formation des utilisateurs.

▪️Un soutien à la formalisation des besoins en posant les bonnes questions pour permettre aux équipes de prendre du recul et de questionner leurs pratiques.

▪️Tests et ajustements sur le terrain, pour affiner les solutions et garantir leur adhésion.

▪️L’élaboration d’une stratégie d’acculturation : formations pratiques, accompagnement du changement et communication continue pour aider chacun à s’approprier les nouveaux usages.

▪️La définition des rôles des Key Users et animer les comités durant la migration de la messagerie.

Ce regard externe a permis aux collaborateurs de PIVETEAUBOIS de structurer leurs pratiques et de poser les bases d’une collaboration efficace et durable.

Les résultats concrets

Les retours sont très positifs :
▪️92,6 % des utilisateurs ont vécu une migration sereine.
▪️85,5 % ont apprécié la communication pendant le projet.
▪️82 % préfèrent Outlook à leur ancien environnement (Lotus).
▪️Les Key Users ont exprimé une satisfaction de 8,24/10 dans la réalisation de leur mission.

« Ce n’est pas parce qu’on a Microsoft qu’on collabore mieux. Ce n’est pas l’outil qui compte, c’est ce qu’on en fait. » – Adrien RACAUD

Ce qu’il faut retenir

▪️La réussite d’un projet collaboratif passe par l’implication du métier, une vision partagée, une stratégie d’usage, et non uniquement par le choix d’un outil.

▪️Clarifier les rôles, former les acteurs, et adopter une gouvernance claire sont des piliers essentiels.

▪️L’accompagnement externe permet de structurer la démarche, de poser un cadre et de créer les conditions du changement et de la transformation numérique.

Envie d’en savoir plus sur notre approche vers une meilleure expérience collaborative ?

Contactez-nous pour explorer ensemble vos enjeux et bâtir une collaboration plus efficace.