La collaboration en entreprise : vous pensiez que l’outil allait tout régler ?
Lors de notre dernière matinale dédiée aux pratiques collaboratives, nous avons eu le plaisir d’accueillir notre client Stéphane BENABEN, Responsable technique du Groupe Jefo, pour un témoignage croisé avec Julie DEBUYSER, consultante en stratégie numérique chez Optesys Conseil.
Ensemble, ils ont livré un retour d’expérience concret et inspirant autour du projet Orion, conduit par Jefo pour repenser ses pratiques collaboratives.
Présentation du Groupe Jefo
Jefo est un chef de file mondial dans le domaine des solutions nutritionnelles non-médicamenteuses de haute précision. Fondée en 1982 au Canada, l’entreprise commercialise ses produits spécifiques pour chaque espèce animale dans environ 60 pays et dispose d’une équipe basée à Nantes.
Afin d’améliorer la santé animale et d’être le partenaire privilégié des producteurs qui souhaitent migrer vers une production plus saine, Jefo se base sur la philosophie « La vie, en plus facile » et sur son approche scientifique facile à comprendre.
Projet Orion : contexte et enjeux de la collaboration chez Jefo
Face à des difficultés à retrouver la bonne information et des doublons de données, l’entreprise a décidé de repenser sa manière de collaborer.
« Nous avions beaucoup d’outils, beaucoup d’informations… mais plus assez de structure », partage Stéphane BENABEN.
Face à ce constat, Jefo a souhaité optimiser la collaboration tout en gardant son environnement Microsoft 365. Le défi n’était donc pas de changer d’outil, mais de repenser les usages et de clarifier la gouvernance.
L’entreprise a alors fait appel à Optesys Conseil pour être accompagnée dans la transformation de ses pratiques collaboratives.
Une méthodologie structurée et collaborative
Baptisé Orion, le projet a réuni une équipe pluridisciplinaire, mêlant collaborateurs historiques et nouvelles recrues, accompagnée par Julie Debuyser, consultante chez Optesys Conseil, qui a soutenu et guidé la démarche.
L’équipe a suivi une méthodologie progressive et participative, jalonnée d’étapes clés, de la restitution de l’état des lieux jusqu’à la migration des données.
Cette démarche comprenait notamment :
- La sensibilisation aux outils
- La structuration de l’arborescence documentaire
- La détermination des règles d’usage
- Et la formation aux outils et aux usages, dispensée auprès des utilisateurs finaux, du comité stratégique, des managers et des modérateurs.
Le tout s’est accompagné d’une structuration de la gouvernance et de la mise en place d’un processus d’amélioration continue, pour ancrer durablement les nouvelles pratiques.
Cette approche itérative, représentée par la « fusée Orion », illustre bien la volonté du groupe Jefo de progresser en continu tout en plaçant les utilisateurs au cœur du dispositif.
« Le succès du projet, c’est d’avoir su impliquer les équipes dès le départ, avec des temps d’échange réguliers et une vraie logique multi-métiers », souligne Stéphane Benaben.
Les résultats du projet Orion chez Jefo
Le projet Orion a permis à Jefo de rationaliser ses usages, de clarifier la documentation et de renforcer la cohérence de la collaboration interne.
Les bénéfices sont multiples :
- Une réduction du nombre d’équipes Teams (passage de 95 à 10 équipes efficaces)
- Une organisation logique de la documentation (Quoi ? Qui ? Pour qui ?), grâce à la mise en place de règles d’usage communes
- Une meilleure hygiène mentale face à l’infobésité numérique
- Une information plus ciblée et accessible
- De nouveaux formats de formation et de workshop plus participatifs
« Ce que nous avons gagné, c’est de la clarté et du temps. Aujourd’hui, nos équipes savent où chercher et comment partager l’information », résume Stéphane Benaben.
Ce projet s’inscrit pleinement dans la raison d’être du Groupe Jefo « La vie, en plus facile »
Les bonnes pratiques pour réussir sa transformation collaborative
Cette matinale a rappelé une évidence souvent négligée : l’outil ne résout pas tout.
La réussite d’un projet collaboratif passe d’abord par un travail de fond sur les usages, la gouvernance et les comportements.
Les conseils de Stéphane BENABEN pour réussir ce type de projet :
- Prendre le temps du diagnostic pour comprendre les besoins réels
- Associer tous les métiers dès le lancement du projet
- Penser usages et utilisateurs avant les outils
- Structurer la formation pour ancrer les bonnes pratiques
- Ne pas sous-estimer la phase de migration
- Inscrire le projet dans une démarche d’amélioration continue
« Il faut penser le changement dans la durée et ne pas se précipiter sur la technologie », rappelle Stéphane Benaben.
En synthèse
Pour Julie Debuyser, « Encore une fois, on voit que les vraies questions tournent autour de la collaboration, et non des outils. Penser “outil(s)” d’abord nuit même à la collaboration. Quel que soit le contexte, on retrouve toujours les mêmes constats : trop de canaux d’information, des difficultés à trouver la bonne donnée, la peur de perdre le contrôle, et des stratégies de contournement comme les doublons de fichiers ou le shadow IT. Ces dérives mènent à une pseudo-collaboration énergivore et contre-productive.
Pour en sortir, il faut poser un cadre clair et partagé, construit autour de règles communes alignées avec les besoins réels de l’organisation et des collaborateurs — sans oublier de prendre en compte la diversité des profils dans l’accompagnement au changement.
Dans le cas de Jefo, cette nouvelle structuration ouvre la voie vers une organisation orientée par processus. »
Julie rappelle également les principales difficultés rencontrées dans ce type de démarche :
👉 la disponibilité des équipes,
👉 la prise en compte des différents profils d’utilisateurs,
👉 et la nécessité d’allier usages, stratégie et technique.
Pour aller plus loin
Les enseignements de ce projet rejoignent les constats et recommandations présentés dans notre livre blanc sur les pratiques collaboratives.
Un véritable guide pour comprendre les enjeux, identifier les leviers concrets et ancrer durablement de nouvelles façons de travailler ensemble.
