Télétravail : une mise en place efficace
Ah ok chef, je vais faire du télétravail, mais euh comment on fait du télétravail ?
Au 25 mars, plus de 60% des TPE-PME avaient pu mettre en place une solution de télétravail. Entre fermeture des entreprises et incertitudes sur les mesures gouvernementales ou sur la durée du confinement, il faut s’organiser pour continuer (ou reprendre) son activité, et surtout préparer le retour à « la normale ».
Mettre en place le télétravail. Cela semble facile mais ce n’est pas si simple de travailler de chez soi. On perd ses repères habituels. Après quelques temps, on peut souffrir de démotivation. Dans le même temps on se retrouve isolé en période d’incertitudes et d’inquiétudes… tout ça avec les enfants qui crient dans la maison …
Dans le cas présent on ne parle pas d’une journée de télétravail par ci par là, mais bien de plusieurs semaines ! Et là, ça change tout ! L’organisation du travail et les modes de management doivent aussi s’adapter à la situation …
Heureusement, vos consultants d’OPTESYS sont là pour vous aider à mieux appréhender ce mode de travail bien particulier. Nous, on le pratique régulièrement depuis 2011.
A travers une série de 6 newsletters nous allons vous apporter nos conseils simples et pragmatiques pour vous aider à travailler plus efficacement durant cette période de crise que nous traversons.
1. Mettre en place le télétravail
2. S'organiser en télétravail
3. Quels outils utiliser en télétravail ?
4. Animer une réunion en visioconférence
5. Garder le contact au sein des équipes
6. Assurer une continuité de projet
Conseil N°1 : Mettre en place le télétravail
Dans cette première newsletter nous allons aborder les besoins techniques pour pouvoir télétravailler.
Cette étape est déjà franchie pour un certain nombre d’entre vous, dans les newsletters suivantes nous nous attacherons davantage aux aspects organisationnels du télétravail ainsi qu’aux logiciels permettant de travailler et collaborer efficacement avec vos équipes, vos clients et vos fournisseurs.
Support technique de votre service informatique ou de votre prestataire informatique
Vous n’êtes pas des pros de l’informatique, vous aurez sûrement plein de questions sur tous vos petits problèmes avec votre ordi, votre wifi et autres… Il vous faudra pouvoir compter sur un technicien informatique, soit quelqu’un de votre entreprise soit votre prestataire informatique avec qui vous travaillez habituellement.
L’entreprise doit disposer d’une bonne connexion internet
Vous allez être un certain nombre à vouloir vous connecter sur les serveurs de votre entreprise, il est nécessaire que votre entreprise dispose d’une bonne connexion internet (si vos serveurs s’y trouvent, évidemment). Votre service informatique ou votre prestataire informatique devront s’assurer que la connexion pourra absorber les pics de connexions, en toute sécurité.
VPN
Késako ? Pour faire simple c’est un moyen de vous connecter de façon sécurisée depuis n’importe où au réseau et aux serveurs informatiques de votre entreprise.
Pour cela il faut disposer d’une licence et d’un logiciel de connexion VPN. Votre service ou prestataire informatique est là pour vous l’installer. Il y a aussi des solutions freemium (gratuit) pour les plus geeks d’entre vous.
La première fois, comment se connecter et participer à une visioconférence quand on n’en a jamais fait ?
Il existe de nombreux logiciels de visioconférence, des gratuits, des payants. Mais quand on n’en a jamais utilisé ce n’est pas toujours simple, « vous me voyez pas ? », « vous m’entendez pas là ? », « ça marche pas ce truc ! » … Mieux vaut tester avant sa première réunion.
Pas de panique et appelez-nous, on peut tenter de vous aider :-)
De quel matériel ai-je besoin ?
Premièrement : d’un ordinateur, de préférence fourni par le service informatique de son entreprise, sécurisé (antivirus à jour) et dédié à l’usage professionnel.
D’un casque (si pas de micro sur le PC) et d’une webcam (si pas de caméra sur le PC). Les ordinateurs portables disposent (presque) toujours d’une webcam et d’un micro intégrés. Pour communiquer plus confortablement, vous pouvez connecter un casque, l’oreillette de votre téléphone mobile fera très bien l’affaire.
D’un accès au réseau de l’entreprise (là encore, voyez votre équipe informatique ou votre prestataire technique préféré).
Une connexion internet à la maison suffisante
Pour faire de la visioconférence dans de bonnes conditions il faut s’assurer d’avoir une bonne connexion internet. Surtout que vous allez probablement devoir la partager avec le reste de votre famille. Il existe aussi des astuces pour optimiser la diffusion du Wifi au sein de votre logement. Pensez aussi à le sécuriser. Vous trouverez beaucoup d’infos sur le sujet sur internet. Pensez à déconnecter du wifi les appareils lorsque vous n’en avez pas besoins (smartphones, tablettes, ordinateurs, télé, …).
Si vous avez des ados à la maison (ils sont connus pour être de gros consommateurs de Wifi), il pourra être pertinent d’organiser des horaires de connexion pour éviter la crise.
Si votre connexion est malgré tout limitée, évitez les visioconférences avec voix + vidéo, privilégiez l’un ou l’autre suivant le contexte (on peut parfois se passer de vidéo, ou appeler au téléphone en parallèle …)
Envie d’approfondir ce sujet ?
Envoyez-nous un email à conseil.teletravail@optesys.fr, laissez votre numéro de téléphone et un consultant vous rappellera pour vous aider dans cette première étape.
Nous voilà maintenant débarrassés des problématiques techniques. La prochaine fois nous traiterons de la façon de s’organiser en télétravail.
A bientôt et prenez soin de vous
Rédigé par Stéphane DESCHAMPS, consultant Optesys conseil.
