Mobilité et organisation du travail: 5 résolutions à prendre tout de suite

Optesys est intervenu sur le thème "Mobilité et Organisation du Travail", à l'occasion de la seconde édition du Carrefour du Numérique.

De plus en plus, la mobilité est au cœur des projets d'entreprise. Elle concerne les équipes commerciales, les techniciens, chefs de chantier, les chauffeurs, ... Le télétravail se développe également, amenant encore d'autres populations de nos entreprises à travailler en dehors des murs.

Quels sont les risques ?

Comment l'entreprise doit-elle s'y préparer ?

La réponse, en 5 actions à entreprendre d'urgence ...

1- Commencez par des solutions simples

Les premières tentatives doivent montrer l'intérêt de la chose. Commencez par des choses simples, à faible enjeu, mais où les gains seront visibles:

• Déployez d’abord des solutions simples
  • Skype pour la visio-conférence
  • plateformes de conférence téléphonique sans abonnement pour des réunions à faible enjeu
  • Google Drive (ou équivalent) pour stocker et partager les fichiers non stratégiques

• Equipez vos collaborateurs d'une connexion à distance

• Optimisez les tournées de livraison grâce aux outils de géolocalisation

• Réduisez les ressaisies multiples: informatisez vos équipes nomades pour une saisie en direct sur le terrain, en commencant par des choses simples qui feront gagner du temps de façon visible

2- Mettez à jour vos outils !

Accéder aux données de l'entreprise depuis l'extérieur entraîne de nouveaux risques. Mettez à jour vos logiciels de sécurité, et n'oubliez pas qu'un collaborateur averti en vaut deux !

• Vérifiez la portabilité de vos logiciels de gestion sur les plateformes de mobilité

• Numérisez vos catalogues produits et autres documents

• Donnez accès aux données à distance pour vos équipes nomades (fiches produits, état des stocks carnet de commandes, statistiques, etc ...

• Sécurisez les accès (mot de passe, antivirus, etc, ...) et informez sur les risques de fuite ou perte de données

3- Faites évoluer l'organisation du travail dans votre entreprise

• Intégrez à vos contrats de travail les particularités liées à la mobilité et au télétravail

• Fixez des règles de travail, de prise en charge des coûts (équipement, chauffage et électricité a domicile, etc) et de sécurité (ex: quid en cas d'accident du travail au domicile?)

• Optimisez vos processus (travailler à distance bouleverse un peu la collaboration ...)

• Expérimentez et évaluez le télétravail avec vos collaborateurs

4 - Formez vos équipes à tous les aspects du changement

Ca qui va sans dire va généralement mieux en le disant ... Prenez le temps de discuter avec les collaborateurs qui vont se trouver en situation de mobilité et abordez tous les aspects du changement. Il faut parfois écrire les nouvelles règles, mais force est de constater qu'une fois que les choses ont été dites, la plupart des problèmes sont résolus.

• Formalisez une barrière entre vie privée / vie professionnelle

• Adaptez vos méthodes de management et de contrôle

• Formez vos responsables pour un management de confiance

• Mettez en place des 'rituels' avec le personnel isolé (le brief du matin, entretien hebdomadaire, réunion d'équipe en visioconférence, etc ...)

5- Mesurez et communiquez l’impact bénéfique de la mobilité dans votre organisation

• Mettez en place un tableau de bord de mesure du gain (déplacement économisé, temps, coût stress amélioration de la productivité, etc...)

• Intégrez la mobilité à une démarche RSE (zéro papier, liberté, écologie, déplacement, etc ...)

• Communiquez en interne sur l’évolution numérique de votre entreprise

• Communiquez en externe et valorisez votre démarche auprès de vos clients, fournisseurs, futurs collaborateurs