Télétravail : Animer une réunion

Animer une réunion à distance ? Ouais ça va j’en ai déjà animé plein des réunions ! 

Attention ! Vous allez vite vous rendre compte que les réunions en visio, c’est pratique, mais ça se complique 

Avant la réunion :

Encore plus que pour une réunion classique, une réunion à distance ça se prépare :

• limitez le nombre de participants, principalement s’il s’agit d’une réunion de partage ou de co-construction nous vous conseillons de vous limiter à 6 participants maximum, idéalement 4. Dans le cas où il s’agit d’information descendante vous pouvez vous permettre d’avoir plus de participants.
• Limitez le temps de la réunion. A distance cela demande beaucoup plus de concentration qu’en présentiel. Nous vous conseillons de ne pas dépasser 2H et d’incorporer une pause au milieu.
• envoyez une invitation détaillée avec les objectifs de la réunion
• détaillez bien les informations de connexion sur l’outil qui sera utilisé
• précisez dans l’invitation vos créneaux disponible pour tester la connexion à l’outil

Pendant la réunion :

• Quelques bonnes pratiques à suivre par tout le monde pour en optimiser l’efficacité :
• avant de commencer réellement la réunion, assurez-vous que tout le monde est bien connecté, rappelez à tout le monde les règles de bonnes pratiques.
  • Justement côté bonnes pratiques :
  • chacun doit s’isoler dans une pièce sans bruit de fond,
  • démarrez à l’heure,
  • en conf-call commencez par dire son prénom lorsque vous voulez vous exprimer,
  • si vous avez des problèmes de connexion vous pouvez désactiver les vidéos. C’est moins pratique mais ça permet d’entendre tout le monde et de visualiser les documents partagés.
  • pensez à couper votre micro lorsque vous n’avez pas la parole afin d’éviter tous les petits bruits parasites.
  • adoptez des codes gestuels pour gérer la prise de parole (levez la main) et donner rapidement son avis sur ce qui est dit (pouce en l’air si on est d’accord, sinon pouce vers le bas…), de manière à ne pas couper la parole de celui qui s’exprime.
  • l’animateur distribue le temps de parole et veille à ce que chacun puisse s’exprimer,
  • Désignez quelqu’un chargé de la prise de note et rendez cette prise de note accessible à tout le monde.

Après la réunion :

• en fin de réunion, validez avec les participants les points importants discutés ou validés lors de la réunion
• diffusez le compte-rendu à tous les participants

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Envoyez-nous un email à conseil.teletravail@optesys.fr, laissez votre numéro de téléphone et un consultant vous rappellera pour vous aider.

Rédigé par Stéphane DESCHAMPS, consultant Optesys conseil.