Télétravail : Organiser sa journée

J’ai réglé mes problèmes techniques, j’ai bien calé mon organisation. Mais euh tout le monde me parle des outils collaboratifs, de partage de documents, de visio, de suivi des tâches… mais là j’avoue, je m’y perds un peu… 

Quels outils utiliser en télétravail ?

Nous n’allons pas vous lister l’exhaustivité des solutions existantes. Ce serait vraiment trop long ! Nous voulons simplement essayer de vous guider dans cette jungle car les outils sont là, nombreux, très nombreux. Il est donc important d’identifier à travers toutes les fonctionnalités offertes par ces solutions celles qui vont vous permettre d’optimiser vos échanges et votre travail à distance.

Nous les avons donc classés en plusieurs catégories :

des outils de communication,
des outils de travail en équipe, de collaboration,
des outils de co-construction,
des outils de suivi de projet et de planification des tâches.
Et bien sûr certains de ces outils regroupent en un seul plusieurs de ces fonctionnalités.

Les outils de communication

Conférence téléphonique

Les outils de conférence téléphonique (conf call) vont vous permettre de réaliser des réunions en vous affranchissant des problèmes de connexion internet ou d’installation de logiciels sur votre ordinateur. L’inconvénient majeur réside dans la difficulté d’évaluer le ton de chaque participant, ce qui peut aboutir à de mauvaises interprétations compte tenu de l’absence du feedback visuel de ses correspondants.

Parmi les outils de conférence téléphonique, on peut citer : OVH, Gotomeeting, Powwownow …

Messagerie instantanée

Les outils de dialogue en ligne (chat) permettent d’échanger instantanément des courts messages entre plusieurs personnes, de savoir si votre contact est en ligne ou non, d’échanger des images, des fichiers…

La communication est directe, moins formelle que dans un email et apporte de la réactivité.

Les outils sont vraiment très nombreux et la plupart sont utilisables sur ordinateurs ou sur smartphones : Skype chez Microsoft, Hangout chez Google, Spike, ICQ...

Les outils plus complets tels Slack, Teams et Wimi intègrent eux aussi des fonctionnalités de conversations instantanées.

A noter que tous ces outils disposent également de la fonctionnalité d’appels vidéo à plusieurs (visioconférence).

Visioconférence

Les réunions en visio vont vous permettre une interaction plus facile avec vos interlocuteurs grâce au « non-verbal », part importante de la communication. Mais attention, vous allez rapidement vous rendre compte (si ce n’est déjà fait) que réussir ses réunions à distance est un art compliqué. Cela demande de respecter un certain nombre de bonnes pratiques. Nous reviendrons plus en détail là-dessus dans notre prochaine newsletter.

Parmi les outils de visio on peut citer Teams, Wimi, Slack, Tixeo, GoToMeeting, Wimi, AnyMeeting, Jitsi, Visio4you... La liste est interminable…

Certains sont gratuits, avec ou sans limitations, certains sont très sécurisés (Tixeo). Le choix est infini !

Outils de travail en équipe et de collaboration

Les plus connus : Slack, Teams avec Office 365, Google Suite, Wimi…

Ces outils rassemblent plusieurs fonctionnalités, les conversations qui vous permettent d’échanger des messages, des documents et de participer à des réunions en visio, le partage de documents, la possibilité d’être à plusieurs à modifier le même document en même temps.

Ces outils permettent de créer autant de « groupes » (équipes, canal, …) que vous avez de projets ou bien d’équipes différentes dans votre entreprise.

Ils incluent également des outils annexes de gestion de tâches, de calendrier partagé et des connecteurs vers d’autres applications.

Ils sont accessibles aussi bien sur ordinateur que sur smartphone.

Si vous avez déjà mis en place un réseau social d’entreprise du type Yammer (inclus dans Office 365), Talkspirit, Jamespot… pensez à le faire vivre et à l’animer, principalement en cette période de confinement.

Outils de co-construction

Pour brainstormer en équipe et faire émerger des idées il existe de très bons outils utilisables même à distance. Tout d’abord des « Tableaux blancs virtuels » (whiteboard), consultables par tous les participants (sur PC, Smartphone, tablette) où chacun va venir « coller » ses post-it, noter les idées des autres, ajouter des notes, des dessins…, organiser les post-it sous différentes vues… comme on aime bien faire chez Optesys :-)

Plusieurs logiciels le font très bien : Klaxoon, Miro, Padlet, Stormz…

Les cartes mentales (mind mapping) vous permettent également de brainstormer, de rassembler vos idées, de suivre des projets… Certains outils de mindmap permettent la co-construction en simultané par plusieurs participants : Mindmeister, Miro, Mindmanager.

Outils de suivi de projet et de planification des tâches

Là encore la liste d’outils est vraiment très longue. Difficile de faire un choix.

Parmi les outils de suivi des tâches en mode collaboratif, citons : Trello, Wekan, Planner (intégré à Teams), Taiga, Kanboard …

D’autres outils en ligne permettent de la gestion de projet avec plus ou moins de fonctionnalités et de complexités, il y a Asana, Beesbusy, Wrike, Monday… parmi tant d’autres.

Voilà, nous espérons vous avoir aidé à y voir un tout petit peu plus clair dans cette abondance d’outils. Un dernier conseil, veillez à ne pas en utiliser une trop grande variété sous peine de subir l’effet inverse de celui recherché : d’optimiser vos échanges et votre travail à distance.

À très bientôt pour vous parler de l’animation des réunions à distance.