C'est quoi un Système d'Information [efficient] ?

Vous pensez peut-être que le Système d’Information (appelé SI) se résume à un logiciel ? Détrompez-vous ! Le SI est un environnement bien plus complexe.
En réalité, il s’agit d’un ensemble de composantes qui vont bien au-delà de l’aspect purement informatique.

Définissons le Système d’Information

Le Système d’Information est un élément central d’une entreprise ou d’une organisation.

Le SI a pour rôle de restituer une information juste à la bonne personne et au bon moment sous le format approprié.

C’est un ensemble organisé de ressources à la fois humaines, matérielles et logicielles qui permettent de collecter, stocker, traiter et diffuser des informations (sous forme de données, textes, images…) dans et entre des organisations.

Eh oui, on parle bien de l’humain comme l’un des éléments du Système d’Information ! Vous allez comprendre pourquoi juste après.

 

Les 3 composantes du Système d’Information : notre vision

Un SI se construit sur la base des processus métiers d’une organisation. Il est important de partir du terrain, c’est-à-dire comment interagissent et travaillent les équipes de l’entreprise entre elles afin d’indiquer au SI ce qu’il doit faire et comment il doit le faire.

Le SI regroupe 3 composantes indissociables :

- le matériel, l’infrastructure (réseaux, ordinateurs, serveurs…)

- les logiciels, les procédures, les applications métier (ex CRM, ERP, SIRH…) permettant de piloter le fonctionnement de l’organisation

- les femmes et les hommes, l’organisation au sens large : un système d’information ne peut exister sans acteurs. Ce sont soit les utilisateurs du système (employés, managers) qui utilisent l’information produite ou qui alimentent le système en données nouvelles, soit les équipes SI (analystes, informaticiens…) qui conçoivent, développent les bases du système et en garantissent son fonctionnement.

Il est crucial de ne pas négliger la dimension organisationnelle lors de la mise en place d'un Système d'Information. Les outils informatiques ne peuvent être efficaces que s'ils sont adaptés aux processus et aux besoins de l'organisation, et s'ils sont utilisés correctement par les personnes qui en ont la charge.

Explication en images :

Les fonctions d’un Système d’Information

Il existe 4 fonctions principales d’un SI :

• Collecter des données : ce qui signifie acquérir les informations à traiter, provenant de l’environnement interne ou externe à l’entreprise.
• Stocker des données: le système d’information conserve l’information acquise. Elle doit pouvoir être disponible rapidement, sans erreur et être conservée dans le temps. Chaque donnée est unique de sorte qu’elle n’est stockée qu’une seule fois.
• Traiter des données: cette phase permet de transformer les données primaires en résultats par des opérations de calcul, de sélection, de mise en forme…. et choisir le support adapté pour traiter l’information.
• Diffuser des données : le SI transmet ensuite l’information à d’autres utilisateurs (hommes ou machines).

Le Système d’Information va ainsi permettre de restituer une information au sein d’une organisation directement exploitable par les différents acteurs et faciliter la prise de décision.

Se faire accompagner pour construire collectivement un Système d’Information performant

Comme vous l’aurez compris, le Système d'Information est un enjeu majeur pour toute organisation, et sa mise en place nécessite une approche globale, prenant en compte à la fois les aspects techniques et organisationnels.

Afin de déterminer les caractéristiques que doit revêtir votre SI, il faut absolument d’abord prendre en considération les finalités qu’il vient servir. De ce fait, la rédaction du cahier des charges (c’est-à-dire la définition des objectifs et des contraintes du système) est une opération déterminante pour la construction d’un SI performant au sein d’une entreprise.

Vous avez besoin d’aide pour réaliser un audit de votre SI actuel et/ou pour rédiger votre cahier des charges ? Faites appel à un de nos consultant.es en organisation et stratégie numérique qui vous apportera une meilleure connaissance de votre SI grâce à leurs conseils et préconisations détaillées.

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