ERP, CRM, logiciel de gestion... Comment choisir le bon outil? Résumé matinale du 05/12/14

Le système informatique de gestion d’une entreprise a une durée de vie moyenne d’une dizaine d’années. On peut donc considérer que toute entreprise rencontrera un jour une situation de changement. Il est alors nécessaire de bien préparer son projet, c’est pourquoi Optesys a souhaité réunir les entreprises intéressées par cette thématique autour d’un petit déjeuner conférence.

Vendredi 5 Décembre, nous avons partagé les clés de réussite d’un projet de changement au sein d’une PME. Si vous n’avez pas pu assister à l’évènement, en voici un résumé.

Ordre du jour :

• Rédiger un cahier des charges : comment le présenter, quels sont les contenus à privilégier ?
• Identifier les logiciels potentiels
• Faire le bon choix.

Objectif réussite

Sur 100 projets, 37 sont de vrais succès, 21 échouent et 42 dérivent ou sont réajustés (Source : Standish Group 2010). 

Cadrer efficacement votre projet et définir la cible à atteindre.

« Si j’ai 5h pour abattre un arbre, j’en prends 4 pour aiguiser ma hache » (A Lincoln)

La phase préparatoire d’un tel projet n’est pas à négliger pour permettre sa réussite. Il est tout d’abord impératif d’établir un état des lieux de la situation et se poser les bonnes questions :

• Pourquoi je veux changer ?
• Quelles sont les causes de dysfonctionnement ?
• Quelles sont les attentes de chacun ?

Une fois la cible définie, il sera nécessaire d’évaluer la distance et la trajectoire : L’objectif est-il atteignable ? Faut-il prévoir des étapes ?

Il est nécessaire alors de rédiger une feuille de route, que nous nommerons « Note de cadrage » et qui fixe ces éléments.Une fois ce bilan établi, il sera temps de passer à une étape clé dans la préparation du changement : c’est la motivation des équipes et du personnel.

Préparer au mieux les équipes à ce changement, identifier et lever les freins.

Les dirigeants rencontrent très souvent un personnel réticent : la peur du changement est un phénomène bien connu des entreprises.

Vouloir lever les freins dès l’annonce du projet serait alors une erreur. Comme le montre la courbe du changement ci-dessous chaque membre passera par différentes phases avant d’accepter le changement :

• le déni
• la résistance-
• l’exploration
• l’engagement

Le rôle de la communication sera donc ici primordial car informer l’équipe, c’est aussi l’impliquer dans le projet.

Monter votre équipe projet

"Ne compter que sur soi c'est risquer de se tromper." Pierre Gravel

Vous avez réalisé l’état des lieux de votre entreprise, vous avez préparé votre personnel au changement ? Il est donc temps de constituer votre équipe projet. Son rôle sera de porter le projet, d’en prendre les décisions, de représenter le changement aux yeux des salariés et de communiquer les informations. Nous vous recommandons de constituer votre équipe d’un responsable projet (pour une vision globale), de représentants métiers (pour la vision pratique) et de représentants techniques (vision de l’informatique et de l’infrastructure).

Le cahier des charges

Beaucoup nous demandent s’il existe un formalisme type pour un cahier des charges. Même si on peut se référer à la norme AFNOR, il y a en réalité autant de méthodes que de rédacteurs. Le plus complexe est de savoir jusqu’à quel niveau de détail il faut descendre.

Le contenu de votre cahier des charges devra aborder tous les points nécessaires à la bonne compréhension du projet par un tiers qui ne vous connait pas. Celui à qui le document est destiné doit comprendre l’entreprise. Il devra aborder le QUOI (de quoi nous avons besoin) sans jamais décrire le COMMENT (comment le logiciel fera pour répondre à la fonction. Dès que vous décrivez le comment, vous êtes dans un niveau de détail inapproprié pour un Cahier des Charges (dans ce cas, on parlerait de «spécification fonctionnelle »).

Le sommaire de votre cahier des charges pourrait ressembler à ceci :

• Description de l’entreprise
• Le Projet (pourquoi, quels objectifs majeurs)
• Description du besoin fonctionnel (vos processus)
  
  • Les ventes
  • Les devis
  • Les achats
• Les volumes d’activité-
  
  • Combien de factures, de BL, de commandes, d’utilisateurs,...
• L’infrastructure technique existante, cible les contraintes d’ordre technique
• Les données à reprendre (volumétrie, comment vous comptez préparer les données, …)
• Annexes (documents actuels ou cible, stats, …)
• Planning et organisation de la phase de consultation

Nous souhaitons mettre l’accent sur la description du besoin qui pourra s’appuyer de différentes méthodes notamment celle de l’analyse fonctionnelle. Pour cela, Optesys vous conseille d’établir un tableau à 3 colonnes comprenant :

• La description du besoin
• Les fonctions (ce dont vous avez besoin (le QUOI)
• Les moyens : cette dernière colonne sera renseignée par le prestataire qui notera sa solution pour répondre à votre besoin. (comment la solution répond : le COMMENT)

Ce sera l’outil de base des éditeurs de logiciel, ils s’appuieront sur ces données pour vous établir une offre cohérente à vos objectifs, et vous aurez plus de facilité à analyser les réponses.

La démarche de choix

«Entre deux maux, il faut choisir le moindre » Aristote.

La diffusion du cahier des charges

Votre cahier des charges est abouti et prêt à être soumis aux différents prestataires. Mais, en parlant de prestataires, comment les connaître et les sélectionner?

Différents outils vous permettent votre présélection : les annuaires web (www.cxp.fr ¬; www.truffle100.fr), les salons et aussi les logiciels utilisés par la concurrence vous aideront à faire votre choix.

Optesys vous conseille de les qualifier selon divers critères (proximité géographique, connaissance de votre métier, effort de formation, etc). Nous vous recommandons d’en identifier entre 5 et 8 pour leur soumettre votre cahier des charges.

Nous estimons qu’il faut laisser de 6 à 8 semaines aux éditeurs/intégrateurs afin de vous donner une réponse.

La sélection

Les prestataires prendront ensuite contact avec vous pour organiser une rencontre et une démonstration de leur logiciel.

Vous devrez, vous aussi, préparez ce Rdv : choisir les participants, préparer une grille de notation et garder un regard objectif sur la présentation.

Votre grille comprendra les points suivants :

• l’approche relationnelle (qualité du contact, sérieux, connaissance du métier, assistance, conseil, etc.)
• les solutions techniques (cohérence, fiabilité, évolutivité, ergonomie, etc.)
• l’approche budgétaire
• Les réponses fonctionnelles

Ces rencontres et vos notations vous permettront d’isoler 2 ou 3 prestataires pour la phase finale du projet : le choix de l’outil.Pour affiner votre choix, plusieurs options s’offrent à vous :

• La réalisation d’une maquette fonctionnelle spécifiquement sur les points fonctionnels restés flous.
• La rencontre d’une ou plusieurs entreprises utilisatrices de l’application.
• La réalisation d’une ou plusieurs journées d’analyse avec le prestataire pour préciser les points d’achoppement.

Le contrat

Le choix final engage votre entreprise pour une longue durée (5 à 10 ans, voire plus).

De nombreux points seront à valider dans le contrat proposé (le délai de mise en œuvre, les coûts de maintenance, la reprise des données, la disposition des codes sources, le soutien lors du désengagement en fin de vie, etc.)

En règle générale, le contrat est plutôt favorable à la partie qui le propose (le prestataire). Il s’agit de rétablir un équilibre préservant les 2 parties.

Communication sur le choix

Vous l’aurez compris, la communication sera un facteur de réussite pour ce projet. A ce stade il est essentiel de communiquer dans l’entreprise sur les raisons du choix qui a été fait, les bénéfices que l’entreprise pourra en tirer, les autres entreprises prestigieuses qui utilisent avec succès cette même solution, ainsi qu’une vision macroscopique du planning de mise en œuvre.